Asistente Ejecutiva
FUNDACIÓN TULA y ASOCIACIÓN, TULA SALUD, ONG
CONTRATARÁ
ASISTENTE EJECUTIVA
NATURALEZA DEL CARGO
El cargo de Asistente Ejecutiva tiene como objetivo, facilitar al Director (a) Ejecutivo (a), Sub Directores y Gerentes de la Asociación, las actividades técnico administrativas a realizar en la organización. La Asistente Ejecutiva trabajará muy de cerca con el Director (a), Sub Directores y Gerentes, de manera que pueda asistirles en la realización de actividades relacionadas con la información y comunicación en todas las actividades de organización en la oficina.
REQUISITOS PARA EL PUESTO (perfil del cargo)
Título del nivel medio de Secretaria, Perito en Administración de Empresas o carrera afín con mínimo tercer año de estudios universitarios de administración.
De sexo femenino.
Mínimo 2 años de experiencia en un puesto similar comprobable.
Dominio del idioma Inglés y deseable el idioma Q’eqchi’
Poseer conocimientos y habilidades en el campo del manejo de información, tales como archivo, correspondencia, redacción y organización de oficina.
Dominio de ofimática.
Habilidad para manejar equipo audiovisual, en actividades de capacitación y difusión de los proyectos.
Ser una persona con actitud positiva, proactiva y dispuesta al cambio.
Demostrar excelentes relaciones interpersonales, para la interacción con el equipo de trabajo y público en general.
Ser una persona organizada, con buen manejo de la comunicación, capaz de desplazarse a diferentes áreas donde Tula Salud tenga intervención.
Persona acostumbrada a trabajar con independencia, siguiendo lineamientos de trabajo.
Persona acostumbrada a trabajar bajo presión
DEPENDENCIA DEL CARGO
Depende directamente de la Directora Ejecutiva de la Asociación.
RESPONSABILIDADES:
Redactar, revisar y archivar documentos y correspondencia oficial de la institución, de forma impresa y electrónica: Archivo, redacción y recepción de correspondencia.
Velar por el control y archivo de la biblioteca de la Dirección Ejecutiva.
Asistir al Director (a) Ejecutivo (a) en coordinación de espacios para reuniones, logística para movilización y en procesos administrativos.
Elaborar minutas de reuniones asignadas por el Director (a) Ejecutivo (a).
Responder llamadas de la planta telefónica y móvil de secretaria.
Controlar y atender el video portero.
Atender al público para brindar información acerca de la organización.
Apoyar a el/la Sub Director (a) Administrativo (a) Financiero (a), Director (a) y Gerentes en procesos administrativos y financieros.
Coordinar directamente con autorizades de salud de las DDRISS en donde la organización tiene injerencia (DIRECTORES, GPS, ENFERMERAS, etc.) en relación a Comités Directivos u otras reuniones a nivel directivo.
Asignación y calendarización de salón de reuniones.
Velar por el abastecimiento de la estación de café del salón de reuniones.
Apoyar a las diferentes gerencias en traslado de correspondencia y documentos varios hacia Dirección Ejecutiva para el trámite correspondiente.
Apoyar en traducciones de documentos, llamadas y conversaciones de Inglés a Español y viceversa.
Elaboración de cuota financiera mensual en coordinación con Dirección y sub Dirección Técnica.
Velar por la buena imagen y presentación de la institución.
Gestionar la información correspondiente al Director (a) Ejecutivo (a) en el calendario google.
Dar seguimiento a la documentación que es remitida por Dirección Ejecutiva a donde corresponda.
Reportar al departamento técnico el mantenimiento oportuno del intercomunicador principal y las cámaras de seguridad.
Elaborar y presentar informes periódicos de su trabajo.
Utilizar, cuidar y resguardar adecuadamente el equipo a su cargo y gestionar oportunamente el mantenimiento técnico.
Participar en capacitaciones sobre TIC’s y otros temas de interés dentro de la organización para mejorar su competencia laboral.
Garantizar la discreción y seguridad de la información sensible de la organización y de la que se entera por su cargo.
Cumplir con los manuales, políticas y procedimientos establecidos en la institución.
Participar en reuniones que se le deleguen.
Realizar otras actividades que por la naturaleza de su cargo se le asignen.
Enviar su CV a recursoshumanos@tulasalud.org
Colocar en asunto: ASISTENTE EJECUTIVA
Y completar el siguiente formulario para validar su aplicación: https://forms.gle/drZzLHgAuQuTZKKQ9
del 13 al 20 DE FEBRERO 2,025.
Solamente se les notificará a las candidatas pre- seleccionadas.